MIS là gì?

MIS là gì?

MIS là viết tắt của cụm từ Management Information Systems (Hệ thống thông tin quản lý). Đây là một lĩnh vực nghiên cứu về các hệ thống thông tin và ứng dụng của chúng trong kinh doanh và quản lý. Mục tiêu chính của MIS là cung cấp thông tin và tri thức cho các nhà quản lý để hỗ trợ họ trong việc ra quyết định và điều hành tổ chức.

Các khía cạnh chính của MIS:

Để hiểu rõ hơn về MIS, chúng ta có thể xem xét các khía cạnh sau:

Hệ thống thông tin (Information System):

• Một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần như phần cứng (hardware), phần mềm (software), dữ liệu (data), quy trình (processes) và con người. Các thành phần này phối hợp với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin.
• Hệ thống thông tin không chỉ là công nghệ, mà còn bao gồm các khía cạnh quản lý và tổ chức. Để hệ thống thông tin mang lại giá trị thực sự cho tổ chức, cần có các tài sản bổ sung (complementary assets).

Quản lý (Management):

• MIS cung cấp các báo cáo về hiệu suất của tổ chức, giúp các nhà quản lý cấp trung (middle management) giám sát và kiểm soát hoạt động kinh doanh.
• Các hệ thống thông tin quản lý (MIS) thường cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi đã được xác định trước và có quy trình trả lời rõ ràng. Ví dụ, MIS có thể cung cấp báo cáo về tổng số lượng nguyên liệu sử dụng trong một quý hoặc so sánh doanh số hàng năm của các khu vực khác nhau.
• MIS cũng hỗ trợ các vai trò quản lý khác nhau như vai trò người ra quyết định, người truyền bá thông tin và người đại diện. Tuy nhiên, MIS không thể hỗ trợ tất cả các vai trò quản lý và đầu tư vào công nghệ thông tin không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tích cực.
• MIS còn là một lĩnh vực nghiên cứu tập trung vào ứng dụng các hệ thống thông tin trong quản lý và kinh doanh.

Công nghệ (Technology):

• MIS sử dụng nhiều công nghệ khác nhau để xây dựng và vận hành hệ thống thông tin, bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu (database), mạng máy tính (computer network), Internet, và các công nghệ không dây.
• Công nghệ thông tin (IT) đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện các quy trình kinh doanh.
• Sự phát triển của công nghệ mới như điện toán đám mây (cloud computing), dữ liệu lớn (big data), Internet vạn vật (Internet of Things - IoT), và trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi cách MIS được sử dụng trong các tổ chức.

Tổ chức (Organization):

• Các đặc điểm của tổ chức như cấu trúc, văn hóa, quy trình kinh doanh đều ảnh hưởng đến cách hệ thống thông tin được xây dựng và sử dụng.
• MIS giúp các tổ chức hợp lý hóa quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
• Các hệ thống thông tin có thể thay đổi cách thức tổ chức hoạt động, từ đó có thể làm thay đổi cấu trúc và quy trình làm việc trong tổ chức.

Các loại hệ thống thông tin (Information systems) trong MIS:

Trong MIS, có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích khác nhau. Dưới đây là một số loại chính:

• Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS): Là hệ thống cơ bản ghi lại các hoạt động hàng ngày của tổ chức như bán hàng, mua hàng, thanh toán.
• Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS): Cung cấp các báo cáo định kỳ cho các nhà quản lý cấp trung để hỗ trợ việc giám sát và kiểm soát hoạt động.
• Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems - DSS): Hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định trong các tình huống bán cấu trúc (semi-structured).
• Hệ thống thông tin điều hành (Executive Support Systems - ESS): Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý cấp cao để hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
• Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management Systems - KMS): Giúp các tổ chức tạo ra, lưu trữ, chia sẻ và áp dụng tri thức.

Ví dụ về ứng dụng của MIS:

• Một công ty bán lẻ sử dụng MIS để theo dõi hàng tồn kho, phân tích doanh số bán hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng.
• Một bệnh viện sử dụng MIS để quản lý hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn và kết quả xét nghiệm.
• Một trường đại học sử dụng MIS để quản lý thông tin sinh viên, lịch học và điểm số.

Tóm lại:

MIS không chỉ là về công nghệ mà còn là về cách các tổ chức sử dụng thông tin để đạt được mục tiêu của mình. Với sự phát triển của công nghệ, MIS ngày càng trở nên quan trọng trong việc giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và cạnh tranh tốt hơn.

(Tổng hợp từ: Management-Information-Systems-Managing-the-Digital-Firm-Kenneth-C.-Laudon-Jane-P.-Laudon-Edisi-15-2017)